Det er virkelig rart at administrere enorme data med blot et par museklik og Excel er bestemt det eneste værktøj, der giver dig mulighed for at gøre dette. Hvis du stadig ikke er opmærksom på de magiske tricks i Excel, er her en avanceret Excel-tutorial, der hjælper dig med at lære Excel i dybden.
Se på alle de emner, der diskuteres i denne artikel:
- Sikkerhed
- MS Excel-temaer
- Skabeloner
- Grafik
- Udskrivningsindstillinger
- Datatabeller
- Diagrammer
- Pivottabeller
- Pivot-diagrammer
- Data validering
- Filtrering af data
- Datasortering
- Krydsreferencer i Excel
- Sprogoversættelse
Så her er det første og det vigtigste aspekt, som du har brug for at vide i denne avancerede Excel-tutorial.
Sikkerhed
Excel giver sikkerhed på 3 niveauer:
- Fil-niveau
- Arbejdsark-niveau
- Arbejdsbog-niveau
Sikkerhed på filniveau:
Sikkerhed på filniveau refererer til at sikre din Excel-fil ved at bruge en adgangskode for at forhindre andre i at åbne og ændre den. Følg de givne trin for at beskytte en Excel-fil:
1: Klik på Fil fanen
2: Vælg Info mulighed
3: Vælg Beskyt projektmappe mulighed
4: Vælg på listen Krypter med adgangskode mulighed
5: Indtast en adgangskode i den dialogboks, der vises
6: Genindtræde adgangskoden, og klik derefter på Okay
Husk følgende punkter, når du indtaster adgangskoder:
- Glem ikke din adgangskode, da der ikke er nogen adgangskodegendannelse tilgængelig i Excel
- Der pålægges ingen begrænsninger, men Excel-adgangskoder er store og små bogstaver
- Undgå at distribuere adgangskodebeskyttede filer med følsomme oplysninger såsom bankoplysninger
- Beskyttelse af en fil med en adgangskode beskytter ikke nødvendigvis ondsindede aktiviteter
- Undgå at dele dine adgangskoder
Sikkerhed på regnearksniveau:
For at beskytte de data, der findes i et regneark mod at blive ændret, kan du låse cellerne og derefter beskytte dit regneark. Ikke kun dette, du kan også selektivt tillade eller afvise adgang til bestemte celler i dit ark til forskellige brugere. For eksempel, hvis du har et ark, der indeholder detaljer om salget for forskellige produkter, og hvert produkt håndteres af forskellige personer. du kan tillade hvert salgspersonale kun at ændre detaljerne i det produkt, som han er ansvarlig for og ikke de andre.
For at beskytte dit regneark skal du følge to trin:
1: Lås op for celler, der kan redigeres af brugerne
- På det ark, du vil beskytte, skal du vælge alle celler, der kan redigeres af brugerne
- Åbn det skrifttypevindue, der findes i fanen Hjem
- Vælg Beskyttelse
- Fjern markeringen af indstillingen Låst
2: Beskyttelse af regnearket
- For at beskytte arket skal du klikke på Anmeldelse fanen, og vælg derefter Beskyt ark mulighed
- Du får vist følgende dialogboks
- Fra ' Tillad alle brugere af dette regneark at ”Valgmulighed, skal du vælge et af de elementer, du ønsker
- Giv en adgangskode efter eget valg, og klik på OK (Indstillingen af en adgangskode er valgfri)
Afbrydelse af et regneark:
Hvis du vil fjerne beskyttelsen af arket, kan du gøre det ved at vælge Fjern beskyttelse af regneark mulighed fra Anmeldelse fanen. Hvis du har angivet en adgangskode, mens du beskytter arket, beder Excel dig om at indtaste det samme for at fjerne beskyttelsen af arket.
tableau data blanding venstre sammenføjning
Sikkerhed på projektmappeniveau:
Sikkerhed på projektmappeniveau hjælper dig med at forhindre andre brugere i at tilføje, slette, skjule eller omdøbe dine ark. Sådan beskytter du dine projektmapper i Excel:
en: Fra Anmeldelse skal du vælge Beskyt projektmappe valgmulighed, vil du se følgende dialogboks:
2: Indtast nogle adgangskode efter eget valg, og klik på Okay (Dette er valgfrit, hvis du ikke indtaster en adgangskode, kan alle fjerne beskyttelsen af din projektmappe)
3: Indtast igen adgangskoden, og klik på Okay
Når din projektmappe er beskyttet, vil du se, at indstillingen Beskyt projektmappe fremhæves som vist nedenfor:
Hvis du højreklikker på et af arkene, vil du også se, at alle indstillinger som Skjul, Indsæt, Omdøb osv ikke længere vil være tilgængelige. Se på billedet vist nedenfor:
MS Excel-temaer
MS Excel indeholder en række dokumenttemaer, der hjælper dig med at oprette formelle dokumenter. Ved hjælp af disse temaer vil det være meget let for dig at harmonisere forskellige skrifttyper, farver eller grafik. Du har også en mulighed for enten at ændre det komplette tema eller bare farver eller skrifttyper osv. Efter dit valg. I Excel kan du:
- Brug standardfarvetemaer
- Opret dit tema
- Rediger skrifttypen for temaer
- Skift effekter
- Gem dit tilpassede tema
Brug standardfarvetemaer:
For at vælge et standardtema kan du gøre som følger:
- Vælg Sidelayout fanen fra båndet
- Fra Temaer gruppe, klik på Farver
- Vælg hvilken som helst farve efter eget valg
Den første gruppe farver, du ser. er standard MS Excel-farver.
Opret dit tema:
Hvis du vil tilpasse dine egne farver, skal du klikke på indstillingen Tilpas farver til stede i slutningen af rullelisten vist i billedet ovenfor, og du vil se en dialogboks som vist på billedet nedenfor:
Fra den ovenstående dialogboks skal du vælge en hvilken som helst farve efter eget valg til accenter, hyperlinks osv. Du kan også oprette din egen farve ved at klikke på flere farver mulighed. Du vil være i stand til at se alle de ændringer, du foretager i Prøve rude til højre i dialogboksen vist på billedet ovenfor. Ikke kun dette, du kan også give et navn til det tema, du opretter i Navn kasse og Gemme det. Hvis du ikke vil gemme nogen af de ændringer, du har foretaget, skal du klikke på R sag og klik derefter på Gemme .
Rediger skrifttypen for temaer:
Ligesom hvordan du kunne ændre temaets farver, giver Excel dig mulighed for at ændre skrifttypen for temaer. Dette kan gøres som følger:
- Klik på Sidelayout fra Bånd fanen
- Åbn rullelisten med Skrifttyper
- Vælg en hvilken som helst skrifttypestil, du kan lide
Du kan også tilpasse dine egne skrifttyper ved at klikke på indstillingen Tilpas skrifttyper. du åbner følgende dialogboks, når du klikker på den:
Giv nogen Overskrift og Kropsskrifttype efter eget valg, og giv det derefter et navn. Når dette er gjort, skal du klikke på Gemme .
Ændringseffekter:
Excel giver et stort sæt temaeffekter såsom linjer, skygger, refleksioner osv., Som du kan tilføje til. Klik på for at tilføje effekter Sidelayout og åbne Effekter rulleliste fra Temaer gruppe vælg derefter den effekt, du ønsker.
Gem dit tilpassede tema:
Du kan gemme alle de ændringer, du foretager, ved at gemme det aktuelle tema som følger:
1: Klik på Sidelayout , Vælg Temaer
2: Vælg Gem nuværende tema mulighed
3: Giv dit tema et navn i Navn boks
4: Klik Gemme
Bemærk: Det tema, du gemmer, gemmes i mappen Dokumenttemaer på dit lokale drev i .thmx-formatet.
Skabeloner
En skabelon er generelt et mønster eller en model, der danner basen for noget. Excel-skabeloner hjælper dig med at øge dine produktionshastigheder, da de hjælper dig med at spare tid og kræfter på at oprette dine dokumenter. For at gøre brug af Excel-skabeloner, skal du klikke på Fil, derefter s vælge Ny. Her vil du være i stand til at se et antal Excel-skabeloner, som du kan vælge til alle typer dokumenter, såsom kalendere, ugentlige tilstedeværelsesrapporter, enkel faktura osv. Du kan også se efter en skabelon online. Hvis du f.eks. Vælger skabelonen Personligt månedligt budget, ser din skabelon ud som vist på billedet nedenfor:
Grafik
I modsætning til hvad mange mennesker tror, tillader Excel dig ikke kun at lege med data, men det giver dig også mulighed for at tilføje grafik til det. Klik på for at tilføje grafik Indsæt fanen, og du vil være i stand til at se en række muligheder, såsom at tilføje billeder, figurer, pivottabeller, Pivot-diagrammer , Kort osv.
Indsættelse af billeder:
I denne avancerede Excel-tutorial vil jeg vise dig alt, hvordan du tilføjer billeder til dine Excel-dokumenter. Klik først på Indsæt og åbn derefter Illustrationer liste, vælg Billeder .
Vælg et billede, du vil føje til dit dokument. På billedet vist nedenfor har jeg tilføjet Excel-logoet:
På samme måde kan du også tilføje figurer, ikoner, SmartArts osv. Til dine dokumenter.
Udskrivningsindstillinger:
Klik på for at udskrive dine MS Excel-regneark Fil og vælg derefter Print mulighed. Du vil se en række muligheder, inden du udskriver dokumentet, der giver dig mulighed for at udskrive dit dokument i forskellige mønstre og layouts. Du kan ændre sideorientering, tilføje margener, ændre printere osv. Hvis du vil vide mere om dette, Klik her .
Datatabeller
Datatabeller i Excel oprettes for at eksperimentere med forskellige værdier for en formel . Du kan oprette enten en eller to variable datatabeller i Excel. Datatabeller er en af de tre typer Hvad-hvis-analyseværktøjer, der er tilgængelige i Excel.
I denne avancerede Excel-selvstudie viser jeg dig alle, hvordan du opretter både en-variabel og to-variabel datatabeller.
Oprettelse af en datatabel med en variabel:
Sig for eksempel, at du har købt 16 briller til en sats på $ 20 hver. På denne måde skal du betale i alt $ 320 for henholdsvis 16 briller. Hvis du nu vil oprette en datatabel, der viser priserne for forskellige mængder af den samme vare, kan du gøre følgende:
1: Indstil dataene som følger:
2: Kopier derefter resultatet i B3 til en anden celle
3: Skriv forskellige mængder varer ned som vist nedenfor:
4: Vælg det nyoprettede interval, klik på Data skal du vælge Hvad-hvis-analyse fra Vejrudsigt gruppe. Vælg derefter Datatabel mulighed.
5: Fra dialogboksen vist nedenfor skal du angive kolonneinputcelle. (Dette skyldes, at de nye mængder er specificeret i kolonner)
6: Når dette er gjort, vil du se alle de resulterende værdier. Vælg alle celler med outputværdierne, og angiv $ -symbolet til dem:
To-variabel datatabel:
Hvis du vil oprette en to-variabel datatabel for de samme data, som blev taget i det foregående eksempel, skal du følge de givne trin:
1: Kopier resultatet, der er til stede i B3, til en celle, og angiv testrækker og kolonneværdier som vist nedenfor:
1: Vælg rækkevidde, klik på Data fanen
2: Vælg Hvad-hvis-analyse fra Prognose-gruppen
3: I vinduet, der vises, skal du indtaste række- og kolonneinputcellen som vist nedenfor:
4: Når du klikker på OK, vil du se resultatet for den komplette tabel
5: Vælg alle outputceller, og angiv derefter $ symbolet
Diagrammer
Diagrammer giver dine data grafisk gengivelse. Disse diagrammer visualiserer numeriske værdier på en meget meningsfuld og let forståelig måde. Diagrammer er en meget vigtig del af Excel, og de forbedres meget med hver nye version af MS Excel. Der er mange typer diagrammer, som du kan bruge, såsom Bar, Line, Pie, Area osv.
Denne avancerede Excel-tutorial hjælper dig med at lære, hvordan du opretter diagrammer i Excel.
Oprettelse af diagrammer:
Følg de givne trin for at indsætte et diagram:
1: Forbered dine kortdata
2: Vælg de forberedte data, klik på Indsæt til stede i fanen Bånd
3: Vælg et diagram efter eget valg fra gruppen Diagrammer
Pivottabeller:
Excel Pivottabeller er statistiske tabeller, der kondenserer dataene i tabeller med omfattende information. Disse tabeller hjælper dig med at visualisere dine data baseret på et hvilket som helst af felterne i din datatabel. Ved hjælp af pivottabeller kan du visualisere dine data ved at ændre felternes rækker og kolonner, tilføje filtre, sortere dine data osv.
Oprettelse af pivottabeller: Følg de givne trin for at oprette en pivottabel:
1: Vælg den vrede, som du vil oprette en pivottabel for
2: Klik på Indsæt
3: Vælg pivottabel fra gruppen tabeller
4: Kontroller, om det givne interval er korrekt
5: Vælg det sted, hvor du vil oprette tabellen, dvs. nyt regneark eller det samme
6: Excel opretter en tom pivottabel
7: Træk og slip felter, du vil tilføje for at tilpasse din pivottabel
Du vil se følgende tabel er oprettet:
tableau data blanding venstre sammenføjning
For at vide mere end hvad der er dækket i denne avancerede Excel-tutorial, Klik her .
Pivot-diagrammer
Excel Pivot Charts er indbyggede visualiseringsværktøjer til Pivot-tabeller. Pivot-diagrammer kan oprettes som følger
1: Opret pivottabellen
2: Klik på Indsæt fanen
3: Vælg Pivot-diagrammer fra Diagrammer gruppe
4: Dette åbner et vindue, der viser dig alle de tilgængelige drejekort
5: Vælg en hvilken som helst typegraf, og klik på Okay
Som du kan se, er der oprettet et pivotdiagram til min pivottabel.
Data validering
Et af de vigtigste emner i denne avancerede Excel-tutorial er datavalidering. Denne funktion, som navnet antyder, giver dig mulighed for at konfigurere cellerne i dine Excel-regneark til at acceptere en bestemt type data. For eksempel, hvis du vil have et bestemt antal celler i dit ark, og du vil have dem til kun at acceptere datoer, kan du gøre det nemt ved hjælp af datavalideringsfunktionen i Excel. For at gøre dette skal du følge de givne trin:
1: Vælg alle de celler, som du vil tildele en bestemt datatype til:
2: Klik på Data fanen til stede i Bånd
3: Fra Dataværktøjer gruppe, vælg Data validering
4: Du vil se et popup-vindue med tre muligheder, dvs. Indstillinger, Input-meddelelse og Fejladvarsel
- Indstillinger giver dig mulighed for at vælge enhver type data, som du vil have det valgte interval til at acceptere
- Afsnittet Indtastningsmeddelelse giver dig mulighed for at indtaste en besked til brugeren, der giver ham nogle detaljer vedrørende de acceptable data
- Afsnittet Fejlmeddelelse vil informere brugeren om, at han har begået en fejl ved at give det ønskede input
Hvis du nu vælger en celle i det valgte interval, vil du først se en meddelelse, der beder brugeren om at indtaste hele tal større end 1.
Hvis brugeren ikke gør det, vil han se en passende fejlmeddelelse som vist nedenfor:
Datafiltrering
Filtrering af data henviser til hentning af bestemte data, der opfylder nogle givne kriterier. Her er tabellen, som jeg vil bruge til at filtrere data ud:
I tilfælde af at du vil filtrere dataene kun til New York, er alt, hvad du skal gøre, at vælge bykolonnen, klikke på Data findes i båndfanen. Derefter fra Sorter og filtrer gruppe, vælg Filter .
Når dette er gjort, viser kolonnen By en rulleliste, der indeholder navnene på alle byerne. For at filtrere dataene for New York skal du åbne rullelisten og fjerne markeringen af Valgte alle mulighed og tjek New York og klik derefter på Okay . Du får vist følgende filtrerede tabel:
På samme måde kan du også anvende flere filtre ved blot at vælge det område, du vil anvende filteret på, og derefter vælge kommandoen Filter.
Sortering
Datasortering i Excel refererer til at arrangere datarækkerne på basis af data, der findes i kolonnerne. For eksempel kan du omarrangere navnene fra AZ eller arrangere numre fra henholdsvis stigende eller faldende ordrer.
Overvej f.eks. Tabellen vist i det foregående eksempel. Hvis du vil omarrangere navnene på leverandørerne med start fra A, kan du gøre som følger:
- Vælg al den celle, du vil sortere
- Klik på Sortere til stede i Data fanen, og du vil se en dialogboks som vist nedenfor:
- Her har du to muligheder baseret på dit ønske om at udvide dit valg for de komplette data eller kun for det aktuelle valg (jeg vælger den anden mulighed)
- Når det er gjort, vil du se følgende dialogboks:
- Her kan du tilføje flere kolonner, slette kolonner, ændre rækkefølgen osv. Da jeg vil sortere kolonnen fra AZ, vil jeg klikke på Okay .
Her er hatten, bordet ser ud:
På samme måde kan du sortere din tabel ved hjælp af flere niveauer og ordrer.
Krydsreferencer i MS Excel
Hvis du vil lede efter data på tværs af flere ark i din projektmappe, kan du gøre brug af VLOOKUP-funktion . VLOOKUP fungere i Excel bruges til at slå opog frembringe nødvendige data fra regneark. V i VLOOKUP refererer til Lodret, og hvis du vil bruge denne funktion, skal dine data organiseres lodret. For en detaljeret forklaring på VLOOKUP, Klik her .
Brug af VLOOKUP til at hente data fra flere ark:
For at bruge VLOOKUP-funktionen til at hente værdier, der findes i forskellige ark, kan du gøre som følger:
Forbered dataene for arkene som vist:
Ark3:
Ark4:
For at hente lønningerne til disse medarbejdere fra ark4 til ark3 kan du nu bruge VLOOKUP som følger:
Du kan se, at både ark3 og ark4 er valgt. Når du udfører denne kommando, får du følgende resultat:
For at hente lønningerne til alle medarbejderne skal du bare kopiere formlen som vist nedenfor:
Makroer
Makroer er et must at lære i Excel. Ved hjælp af disse makroer kan du automatisere de opgaver, du udfører regelmæssigt, ved blot at registrere dem som makroer. En makro i Excel er grundlæggende en handling eller sæt handlinger, der kan udføres igen og igen automatisk.
I dette avancerede MS Excel-selvstudium lærer du, hvordan du kan oprette og gøre brug af makroer.
Oprettelse af en makro:
I det følgende eksempel har jeg nogle oplysninger om en butik, og jeg opretter en makro for at oprette en datagraf til salget af varerne sammen med deres mængder og mængder.
- Opret først tabellen som vist nedenfor:
- Klik nu på Udsigt fanen
- Klik på Makroer og vælg Optag makro mulighed
- Indtast et navn til den makro, du skal oprette i dialogboksen, der vises, og hvis du vil, kan du også oprette en genvej til denne makro
- Klik derefter på OKAY ( Når dette er gjort, begynder Excel at registrere dine handlinger)
- Vælg den første celle under kolonnen Beløb
- Skriv “= PRODUKT (B2, B3)” og tryk enter
- Indsæt et $ -tegn fra fanen Startside Numergruppe
- Kopier derefter formlen til resten af cellerne
- Klik nu på Indsæt og vælg et hvilket som helst diagram, du foretrækker. Sådan ser diagrammet til tabellen vist på billedet ovenfor ud:
- Når handlingerne er afsluttet, skal du klikke på Vis og vælge indstillingen Stop optagelse fra makroer
Når du gør dette, registreres din makro. Hver gang du ønsker at udføre alle disse handlinger, skal du blot køre makroen, så vil du kunne se outputene i overensstemmelse hermed. Skriv også en note, at hver gang du foretager ændringer i de værdier, der findes i cellerne, vil din makro foretage ændringer i overensstemmelse hermed, når du kører den og automatisk vise de opdaterede resultater.
Sprogoversættelse
Excel giver brugerne glimrende mulighed for at oversætte dataene til forskellige sprog. Det kan automatisk registrere det sprog, der findes i dine data, og derefter konvertere det til et hvilket som helst ønsket sprog, der findes på Excels liste over sprog. Følg de givne trin for at udføre sprogoversættelse:
- Klik på Anmeldelse fanen
- Vælg Oversætte fra Sprog gruppe
- Du vil se et Translator-vindue, hvor du enten kan lade Excel registrere det sprog, der findes i arket, eller give et specifikt sprog
- Derefter fra ' Til 'Rulleliste, vælg hvilket sprog du vil konvertere dataene til
Som du kan se, er den tekst, jeg har, konverteret til hindi.
Dette bringer os til slutningen af denne artikel om Advanced Excel Tutorial. Jeg håber, du er klar med alt, hvad der er delt med dig. Sørg for at øve så meget som muligt, og vend din oplevelse tilbage.
Har du et spørgsmål til os? Nævn det i kommentarfeltet i denne “Avanceret Excel-tutorial” -blog, og vi vender tilbage til dig hurtigst muligt.
For at få dybtgående viden om enhver trendteknologi sammen med dens forskellige applikationer kan du tilmelde dig live med 24/7 support og livstidsadgang.