Effektiv projektledelse er et must, når man taler om vellykkede projekter. Det er enkelt at styre et mindre projekt, men tingene bliver virkelig udfordrende, når teamstørrelsen begynder at vokse. At styre alle de opgaver og personer, der er involveret i et projekt samtidigt, kan vise sig at være en besværlig aftale. Det er herprojektledelsesværktøjerne kommer ind i billedet. I denne artikel vil jeg diskutere alt hvad du behøver at vide, før du vælger dine Project Management Tools.
Nedenfor er de emner, jeg vil diskutere i denne artikel:
- Projektledelse Oversigt
- Projektledelsesværktøjer
- Behov for værktøjer til projektstyring
- Bedste projektledelsesværktøjer på markedet
Projektledelse Oversigt
'Projektledelse er disciplinen med at indlede, planlægge, udføre, kontrollere og lukke et teams arbejde for at nå specifikke mål og opfylde specifikke succeskriterier.'
- Wikipedia
forskellen mellem aws og azurblå
I enklere termer, er processen med at arrangere og styre alle aktiviteter relateret til et projekt. Det hjælper med at styreet projekt lige fra begyndelsen til en defineret afslutning med det ideelle mål at levere resultatet til tiden og inden for budgettet. En ordentlig projektledelsesrammeindeholder en projektlivscyklus og fem store projektstyringsprocessgrupper. Disse procesgrupper omslutter 10 videnområder og 49 processer, der ofte fungerer omkring samme tid på et projekt eller med homogene input og output. Disse grupper er:
- Indledende: I denne procesgruppe defineres det oprindelige omfang af projektet såvel som ressourcer er forpligtet.
- Planlægning: I denne procesgruppeder planlægges et passende detaljeringsniveau for projektet.
- Udfører: Denne procesgruppebestår af de processer, der bruges til at fuldføre det arbejde, der er defineret i projektledelsesplanen.
- Overvågning og kontrol: Denne procesgruppe involverer sporing, gennemgang og regulering af projektets udførelse.
- Afslutning: Denne procesgruppe er en vigtig del af projektledelsen, der udføres for at færdiggøre alle projektaktiviteter til gennemførelse af projektet.
Nu skal du have forstået, at projektledelse er en langvarig proces. Hele denne proces ligger kun på skuldrene af en projektleder. Styring og organisering af et projekt er slet ikke en let opgave. Hvis projektlederen ikke er dygtig nok, er der store chancer for, at dit projekt muligvis ikke leverer det forventede resultat. I dag vælger projektledere ofte certificeringer som PMP for at bevise deres greb og ekspertise over emnet. Jeg har skrevet en detaljeret artikel om som du kan henvise til for mere information.
Konceptet med projektledelse spores tilbage til det tidlige 19. århundrede, men blev anerkendt som et særskilt erhverv i midten af det 20. århundrede. Projektledere startede ved at bruge traditionelle værktøjer som pen og papir til at holde styr på aktiviteter, hvor alt skulle gøres manuelt.Men med udviklingen inden for teknologi bruger projektledere nu forskellige projektstyringsværktøjer til at fremskynde og lette hele arbejdsprocessen.
I det næste afsnit af denne artikel vil jeg give dig et komplet indblik i, hvad der er projektledelsesværktøjer, og hvordan du bruger dem.
Projektledelsesværktøjer
Projektledelsesværktøjer er dybest setværktøjer, der hjælper en person eller et team til effektivt at organisere arbejde og styre projekter. Det kan være en open source eller betalt software, der kan købes online.
Da projektledelse er en kompleks opgave, der består af mange udfordrende aktiviteter, fungerer projektledelsesværktøjer ofte som hjælp til projektledere. Der findes forskellige former for projektledelsesværktøjer på markedet. De kan være software-automatiseret eller manuelt betjent. Som nejenkelt værktøj løser alle projektledelsesbehov, idet du er projektleder, skal du vælge et projektstyringsværktøj, der bedst passer til dit projekt og din ledelsesstil. Disse værktøjer fjerner ikke kun arbejdsbyrden fra projektlederens hoved, men hjælper også med at standardisere hele teamets arbejde og rutine.
Projektledelsesværktøjer defineres normalt af de forskellige funktioner, der tilbydes. De inkluderer, men er ikke begrænset til:
1. Planlægning & planlægning
Planlægning og planlægning er vigtige funktioner i ethvert projektstyringsværktøj. For at styre og synkronisere et team på en ordentlig måde er det meget vigtigt at holde hvert teammedlems opgaver og ansvar synlige og tydelige. Et godt værktøj til projektstyring hjælper dig med ubesværet planlægning og tildeling af opgaver til dine teammedlemmer sammen med forfaldsdatoer. Det vil også hjælpe med at opstille prioriteter og beslutte tidsfristerne. Desuden giver det dig besked, hver gang dit projekt nærmer sig den planlagte afslutningsdato, men din aktivitet er stadig ufuldstændig.
2. Kommunikation og samarbejde
Kommunikation og samarbejdemed dit team inde i et værktøj uden at skulle skifte forskellige skærme og softwareer vigtige dele af ethvert vellykket projekt. Alle værktøjer til projektstyring leveres generelt med et dashboard, hvor projektlederen kan spore teamet såvel som projektets fremskridt. Teammedlemmerne kan også få adgang til hinandens arbejde gennem instrumentbrættet. Få andre funktioner, der er et must for samarbejde i ethvert projektstyringsværktøj, inkluderer statusdeling, kommentering, sporing, versionshistorik osv.
3. Dokumentation
At føre en manuel dokumentation kan være en kedelig opgave. Selv med din bedste indsats er der stadig en mulighed for fejl, som bestemt ikke er en god nyhed for dit projekt. Således inkluderer projektstyringsværktøjerne ofte funktionaliteten i dokumentation, hvor enll dine projektoplysninger er tilgængelige ét sted. Disse oplysninger kan omfatteplanlagte / afsluttede opgaver, ressourcedata, faktureringsoplysninger og så videre.
4. Ressourcestyring
Optimering af et projekts ressourcer kan virkelig reducere projektets gennemførelsestid og omkostninger. Således kan en effektiv ressourcehåndteringsfunktion i dit projektstyringsværktøj være virkelig nyttig og praktisk. Med dette får du et komplet overblik over hele projektomkostningen, der yderligere er opdelt i forskellige ressourceomkostninger. Disse ressourcer kan være væsentlige, menneskelige kræfter, udgifter osv. Så ved hjælp af et projektledelsesværktøj vil du være i stand til at optimere disse ressourcer og styre alle projektprocesserne effektivt.
5. Risikovurdering
Risici er noget, som du aldrig kan forudsige. På grund af uforudsete hændelser (en naturkatastrofe, recession osv.) Kan dit projekts opgave ligesom varighed, dets fremskridt, deadlines, budget, deltagere osv. Blive påvirket. En projektleder skal være i stand til at beregne denne slags risici, men hvis du bruger et projektstyringsværktøj, skal den udføre denne opgave for dig. Især for de mangeårige projekter kan der være mange faktorer, der påvirker det. Ved hjælp af disse værktøjer kan du være forberedt på enhver risiko, der kommer din vej og håndtere sådanne situationer mere præcist.
6. Rapportering
For et vellykket projekt skal du have et komplet indblik imangler og problemer, der kræver øjeblikkelig opmærksomhed og løsning. Når du beslutter dig for dit projektstyringsværktøj, skal du sørge for, at det har to vigtigste funktioner, der er indsigtsfulde rapporter og Key Performance Indicator (KPI) dashboards. Med de rette rapporteringsværktøjer kan du også oprette rapporter, der kan tilpasses, og indsamle alle de tidligere indsatte projektdata.
7. Baseline & estimering
For et projekt,basislinjen skal være klart defineret i begyndelsen af projektplanen, ved hjælp af hvilken du kan måle og sammenligne dit projekts fremskridt. Nu skal et projektstyringsværktøj have denne funktionalitet for, at en leder kan sammenligne en realtidsstatus af ting med estimering og analysere afvigelserne. Der er forskellige værktøjer på markedet, der tilbyder automatiske basislinjemuligheder, så vælg klogt, mens du vælger dit værktøj.
Behov for værktøjer til projektstyring
1. Standardiseret tilgang
Projektledelsesværktøjerne styrer hele projektudviklingsprocessen på en standardiseret måde. Brug af værktøjet, aprojektleder kan organisere hele processen med skabeloner og andre tilsyn. Det hjælper dem med at sikre, at projekterne skrider frem som de har planlagt uden at blive afsporet.
2. Overvågning
Det er meget vigtigt at holde styr på projektets fremskridt, især hvis det er af lang varighed. Projektledelsessoftware har specialiseret sig i denne funktionalitet, og de fleste af dem giver et realtids-system til opgave- og aktivitetssporing. Disse værktøjer hjælper med at spore og overvåge forskelligefaser af et projekt. De kan også forudsige, om projektet vil være i stand til at opfylde tidslinjen efter det aktuelle tempo. Således er det meget nyttigt med hensyn til rettidig gennemførelse og omkostningsbesparelse af et projekt.
3. Effektiv styring
Projektledelsesværktøjerne giver et komplet overblik over projektet, som hjælper en projektleder med at tilpasse og prioritere opgaverne.Med disse kan en projektleder være mere organiseret og systematisk med hensyn til planlægning, planlægning, sporing af fremskridt, dokumentation, budgetstyring, ressourceallokering, risikostyring osv. Med projektstyringsværktøjer kan du nemt holde dig inden for dit omfang og spore fremskridtene.
4. Effektiv budgetplanlægning
Budget er en af de største afledte kræfter bag ethvert projekt. At levere et vellykket og rettidigt projekt inden for det anslåede budget kræver masser af planlægning og kontrol. Et projektstyringsværktøj skal hjælpe en projektleder med at komme ud af denne situation og planlægge et ordentligt budget.
5. Optimeret beslutningstagning
Med alt tilgængeligt ét sted fører projektledelsesværktøjerne ofte til bedre beslutningstagning. Da du har alle realtidsparametre relateret til projektets opgave og aktiviteter, erbeslutningsprocessen bliver forbedret og nøjagtig.
6. Bedre kommunikation
Projektledelsesværktøjerne skaber en let kommunikationstragt ikke kun med de interne projektmedlemmer, men også med de eksterne medlemmer som klienter og interessenter. Ved hjælp af disse værktøjer bliver informationsstrømmen klar og præcis med hensyn til enhver opgave eller aktivitet, der vedrører projektet.
7. Dokumentdeling
Dokumentdeling er en vital aktivitet inden for ethvert projekt, og med projektstyringsværktøjer ind i billedet bliver denne opgave ubesværet. Detgør det muligt for projektets interessenter at finde mere omfattende dokumenter, wireframes, specifikationer osv. for at sikre gennemsigtighed og kommunikation.
8. Forbedret kundetilfredshed
Med alt, hvad der sker inden for det angivne omfang og budget sammen med premium-kvaliteten, er kunderne nødt til at være tilfredse.Effektive værktøjer til projektstyring tilbyder de funktioner, der gør det muligt for dette kunde / leverandørforhold at fortsætte, selv efter projektet er færdigt og leveret.
Bedste projektledelsesværktøjer på markedet
Nedenfor har jeg listet de 10 bedste Project Management-værktøjer, der er tilgængelige på markedet:
1. Wrike
Wrike er en kraftfuld online projektstyringssoftware, der giver fuld synlighed og kontrol over projektopgaverne. Det er en prisvindende software til online projektstyring og hjælper med at forbedre arbejdets hastighed og effektivitet i både samlokaliserede og distribuerede grupper.
2. Asana
Asana er en web- og mobil projektstyringsapplikation designet til at hjælpe teams spore deres arbejde. Det er nemt at komme i gang, men kraftigt nok til at drive hele din virksomhed. Det giver masser af funktioner, der kan hjælpe din organisation og spore arbejde på en måde, der passer til hvert teams arbejdsgang ved at give gennemsigtighed og klarhed til holdkammerater.
3. Trello
Trello er en webbaseret projektstyringsapplikation udviklet afTåge CreekSoftware ogerejes i øjeblikket af Atlassian. Fra startups til Fortune 500-virksomheder giver Trello den visuelle mådefor hold at samarbejde om ethvert projekt. Det er utroligt fleksibelt og let at bruge. Det holder styr på hver eneste detalje, det være sig et stort billede eller en minutdetalje ved hjælp af kanban-stil management.
4. JIRA
JIRA er et projektstyringsværktøj, der mere populært bruges til bugsporing og problemsporing.Brug af JIRA digkan nemt planlægge, spore og administrere dine agile softwareudviklingsprojekter ved at tilpasse dit workflow og teamsamarbejde. Det giver specielle funktioner til agil softwareudvikling, som hjælper holdene med at holde fokus på at levere iterativ og inkrementel værdi så hurtigt som muligt med tilpassede scrumboards.
5. Basecamp
Base Camp er et realtids kommunikationsværktøj, der hjælper hold med at forblive på samme side og ermindre til traditionelle projektledelsesopgaver. Det er en pålidelig service, der tilbyder en enkel opsætning og en kort læringstid. Sammen med to-do-listerne bliver kalendering, forfaldsdatoer og fildelingsfunktioner nemmere at holde styr på prioriteter og handlinger, der kan handles.
6. Zoho
Zoho er en gratis online projektstyringssoftware, der giver dig mulighed for at gøre dine forretningsprojekter mere produktive og afslutte dem inden for en given tidsramme. Ved hjælp af Zoho kan du få en grundig indsigt ikortlægger og rapporter, mens du samarbejder med dit team, kunder, leverandører eller konsulenter problemfrit.
7. Podium
Podium er en skybaseret samarbejdstjeneste, der drives af Citrix.Deter et værktøj til socialt samarbejde, hvor man kan oprette applikationer og oprette arbejdsområder, der understøtter de foretrukne arbejdsgange og bliver mere effektive. Det er det perfekte værktøj til at forbedre samarbejdet, da det giver dig mulighed for at oprette forbindelse til kolleger via internt socialt netværk og chat.
8. FreedCamp
Freedcamp er et webbaseret projektstyringsværktøj og organisationssystem. Det kan bruges af enenkelt eller flere brugere, der samarbejder ved hjælp af cloud computing. Det er et ideelt værktøj til de mennesker og virksomheder, der ønsker at forblive i kontrol med deres projekter, ressourcer, budget, tid osv.Freedcamp hjælper dig primært med at forbedre din arbejdsgang, bestemme dine mål og nå dine mål inden for det angivne tidsrum og budget.
9. Scoro
Scoro er en omfattende løsning, der integrerer alle de funktioner, der er nødvendige i enhver projektstyringssoftware. Ved hjælp af Scoro kan du styre hele din virksomhed ét sted, dvs. det forener dine forskellige systemer og utallige regneark til et enkelt værktøj. Det er dybest set en software-as-a-service-løsning til professionelle og kreative tjenester.
10. Microsoft-projekt
MS-projekt er et projektporteføljestyringsværktøj leveret af Microsoft. Det giver sky-baseretog on-premise muligheder. Det giver også de integrerede planlægningsværktøjer, der hjælper med at organisere og holde styr på projekter, herunder daglige opgaver og overordnet retning.
Disse var de top 10 værktøjer på markedet. Der er flere tilgængelige værktøjer på markedet, der bruges i forskellige domæner. Med dette vil jeg afslutte denne artikel om projektledelsesværktøjer. Håber det hjalp med at tilføje værdi til din viden. Inden du starter med dit projekt, kan du henvise til mit artikel.
Hvis du fandt denne artikel om “Project Management Tools ”Relevant, tjek den af Edureka, et pålideligt online læringsfirma med et netværk på mere end 250.000 tilfredse elever spredt over hele kloden.
Har du et spørgsmål til os? Nævn det i kommentarfeltet, så vender vi tilbage til dig.