Projektkommunikationsstyring: Hvordan kan man sikre succes?

Ifølge en undersøgelsesrapport fra PMI blev det opdaget, at et ud af fem projekter mislykkedes på grund af ineffektiv kommunikation. For at sikre en succes skal en projektleder kurere en effektiv projektkommunikationsstyring. I denne artikel om projektkommunikationsstyring vil jeg give dig en komplet gennemgang af, hvordan systematisk kommunikation etableres i et projekt, og hvad de forskellige processer er involveret i det.

hvad serielt i java

Nedenfor er de emner, som jeg vil diskutere i denne artikel om projektstyring:

• Hvad er projektkommunikationsstyring?
• Fordele ved kommunikationsstyring
• Projektkommunikationsstyringsprocesser

For at mestre alle koncepterne i Project Management kan du tjekke vores strukturerede program, hvor du vil blive guidet af instruktører.

Hvad er projektkommunikationsstyring?

Projektkommunikationsstyring ifølge ,
Projektkommunikationsstyring inkluderer de processer, der er nødvendige for at sikre, at informationsbehovet for projektet og dets interessenter bliver opfyldt gennem udvikling af artefakter og implementering af aktiviteter designet til at opnå effektiv informationsudveksling.

Det er et af de ti vigtigste vidensområder, der lægger grundlaget for Project Management-rammen og spiller en vigtig rolle i at holde hele projektteamet på samme side. Uden ordentlig kommunikationsstyring, hele kan smuldre ned, da manglende kommunikation kan resultere i sammenbrud i forskellige processer. Dette kan yderligere påvirke den endelige levering negativt og dermed resultere i et mislykket projekt.

Projektkommunikationsstyring dækker forskelligeprocesser, der sikrer, at de korrekte projektoplysninger leveres til de rigtige teams og på det rigtige tidspunkt. Effektiv kommunikation hjælper med at etablere et sundt forhold mellem forskellige interessenter med forskellige kulturelle og organisatoriske baggrunde, ekspertiseniveauer, interesser og perspektiver. Alt i alt kan de påvirke projektudførelsen og det endelige produkt.Den komplette proces med projektkommunikationsstyring er en sammenlægning af to dele:

1. Det første del beskæftiger sig med udvikling af en strategi, der sikrer et effektivt kommunikationssystem for interessenter.
2. Det anden del sigter mod at udføre de aktiviteter, der kræves for at implementere kommunikationsstrategierne.

I gennemsnit bruger en projektleder ca. 85-90% af sin samlede projekttid på at kommunikere. Således for en bliver det meget vigtigt at opretholde en effektiv kommunikationsstrøm. For at gøre det skal han beslutte en projektstrategi i starten af ​​projektet og følge den gennem hele projektets livscyklus. Nogle af de stærkt anbefalede der hjælper med at etablere effektiv kommunikation er anført nedenfor:

• Stærk aktiv lytning
• Dygtig skrivning
• Flydende taleevne
• Afhøre og udforske ideer
• Etablering og styring af forventninger
• Motiverende team til at blive og forblive forlovet
• Vejled team til at forbedre ydeevnen
• Konfliktløsning
• Evne til at opsummere og gentage
• Identificer det næste mest effektive trin

Sammen med de ovennævnte færdigheder skal en projektleder også følge 5 C'er kommunikation, der vil hjælpe med at skabe en uafbrudt og systematisk kommunikation gennem hele projektet. Disse fem C'er er:

Med hensyn til , kommunikation kan være af forskellige typer:

1. Skriftlig meddelelse: Det er en af ​​de mest præcise kommunikationsformer, der transmitteres via et korrespondancemedium. Det kan adskilles yderligere i to former:
   1. Skriftlig formel: Projektcharter, omfangserklæring, projektplan, WBS, projektstatus, komplekse spørgsmål, kontraktrelateret kommunikation, notater osv.
   2. Skriftlig uformel: e-mail, noter, breve, regelmæssig kommunikation med teammedlemmer osv.
2. Mundtlig kommunikation: Denne form for kommunikation har en høj grad af fleksibilitet, der foregår gennem personlig kontakt, holdet mødes, telefonisk osv. Det kan yderligere kategoriseres i to former:
   1. Oral formel: Præsentationer, taler, forhandlinger osv.
   2. Uformel Mundtlig: Samtale med teammedlemmer, projektmøder, break-room eller war-room samtaler osv.
3. Ikke-verbal kommunikation: Det er den mest basale form for kommunikation, og ca. 55% af kommunikationen foregår i denne form.Generelle eksempler på denne form for kommunikation er ansigtsudtryk, håndbevægelser, stemme, mens man taler osv.

Jeg håber, at du nu har en bedre forståelse af, hvad projektkommunikationsstyring er. I det næste afsnit vil jeg tale om, hvordan kommunikationsstyring gavner en organisation.

Fordele ved kommunikationsstyring

• Forventninger: Projektkommunikationsplan hjælper med at sætte standarder for, hvordan og hvornår kommunikation skal finde sted.Dette hjælper en leder med at opretholde projektstyringen og sikre, at alle interessenter modtager de krævede oplysninger.
• Konsistens: Med en ordentlig kommunikationsplan bliver en projektleder mere konsekvent i håndteringen af ​​projektaktiviteter. Det giver også teammedlemmerne en retning, hvorefter de kan kommunikere med resten af ​​teamet og interessenter konsekvent.
• Produktivitet: Effektiv projektledelsesplan holder alle teammedlemmerne godt informeret om projektets hændelser. På denne måde er de altid udstyret med de oplysninger, de har brug for i stedet for at stoppe arbejdet og se efter manglende information.
• Resultat: Det etablerer en ordentlig og klar kommunikationskanal mellem teamet og interessenterne, som sikrer, at teamet ved detpræcis hvad interessenterne ønsker, har brug for og forventer af projektets output.
• Kontrolleret kommunikation: Kommunikationsstyring sikrer også, at de rigtige oplysninger leveres til de rigtige mennesker og på det rigtige tidspunkt. Dette efterlader ikke plads til tvetydighed eller forvirring og giver en jævn strøm af kommunikation.
• Projekt Team Samarbejde: God kommunikation resulterer ofte i bedre samarbejde mellem teammedlemmerne og forbedrer fokus på det hele.
• Effektiv kickoff-session: En velorganiseret kommunikationsstyringsplan giver et godt spark til projekterne, når det er detsikrer, at projektet og metoderne diskuteres og gennemgås på et højt niveau. Når dette er sikret, udtrykkes og aftales yderligere kommunikationsprocesser af teammedlemmerne, hvilket giver dem et klart billede af, hvad der vil ske næste gang, og hvad deres rolle i projektet.

Projektkommunikationsstyringsprocesser

Videnområdet for projektkommunikationsstyring består af følgende tre processer:

1. Planlæg kommunikationsstyring

Plankommunikationsforvaltning er den indledende proces inden for videnområdet for projektkommunikationsstyring. I denne proces udvikles en systematisk og effektiv plan for de aktiviteter, der er involveret i projektkommunikation. Det gør hovedsagelig brug af informationen som kravet fra hver enkelt interessent og teams, organisatoriske aktiver til rådighed og projektets behov. Plan kommunikationsstyringsproces udføres i periodiske intervaller i hele . Det hjælper primært med rettidig præsentation af de relevante data gennem en dokumenteret tilgang, der holder interessenterne engageret på en effektiv måde.

Plankommunikationsstyring involverer forskellige input, værktøjer og teknikker og output, som jeg har angivet i nedenstående tabel:

hvad er ramme i java

2. Administrer kommunikation

Den anden proces med projektkommunikationsstyring er Manage Communications, der primært sigter mod at indsamle, oprette, distribuere, gemme, hente, administrere, overvåge og endelig bortskaffe projektinformation på en passende og rettidig måde. Det udføres gennem hele projektets livscyklus for at give en ubesværet og effektiv strøm af information fra projektteamet til interessenter og omvendt. Denne proces hjælper også med at identificere forskellige aspekter af effektiv kommunikation sammen med de mest egnede metoder , teknologier og teknikker. Desuden tillader det, at hele kommunikationssystemet er mere fleksibelt ved at give plads til eventuelle justeringer i metoder og teknikker. Det hjælper med at imødekomme de ændrede krav og behov hos interessenterne uden at forstyrre kommunikationsflowet.

I nedenstående tabel har jeg listet den komplette liste over input, værktøjer og teknikker og output, der er involveret i processen med Manage Communications:

3. Overvåg kommunikation

Monitor Communications er den sidste proces inden for videnområdet kommunikationsstyring. Denne proces sikrer, at alle informationsbehov og -krav i projektet og de involverede interessenter er opfyldt, når det er afsluttet. Det udføres i hele og hjælper med at optimere informationsstrømmen i henhold til kommunikationsstyrings- og interessentplanen.

Nedenstående tabel indeholder listen over forskellige input, værktøjer og teknikker og output, der er involveret i den endelige proces med projektkommunikationsstyring:

oprette singleton klasse i java

Så alt handlede om projektkommunikationsstyring. Hvis du ønsker at lære mere om projektledelsesmetoder eller ,du kan tjekke min ' såvel.

Hvis du fandt denne artikel 'Projektkommunikationsstyring' relevant, skal du tjekke af Edureka, et pålideligt online læringsfirma med et netværk på mere end 250.000 tilfredse elever spredt over hele kloden.

Har du et spørgsmål til os? Nævn det i kommentarfeltet i denne artikel om projektkommunikationsstyring, og vi vender tilbage til dig.